Hướng dẫn thủ tục đăng ký khai tử

Hiện nay, thủ tục đăng ký khai tử rất đơn giản và thuận tiện nhưng không phải ai cũng biết cách làm. Dưới đây là các bước thực hiện thủ tục đăng ký khai tử theo quy định mới nhất.

Khai tử là gì? 

Khai tử là khai báo cho người mới chết (theo Từ điển tiếng Việt). 

Dưới góc độ pháp lý, khai tử là thủ tục pháp lí nhằm xác nhận sự kiện một người đã qua đời và xác định sự chấm dứt các quan hệ pháp luật của người đó, đồng thời, là phương tiện để Nhà nước theo dõi biến động dân số của mình.

Khi một người qua đời, người thân phải làm thủ tục đăng ký khai tử và kết quả của thủ tục này là Giấy khai tử.

Giấy khai tử để làm gì?

Giấy khai tử hay thường được gọi là Giấy chứng tử là một loại giấy tờ hộ tịch được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp cho vợ, chồng, cha, mẹ, con hoặc người thân thích khác nhằm xác nhận một người đã chết.

Giấy khai tử là căn cứ pháp lý được dùng để:

- Xác định thời điểm mở thừa kế, hàng thừa kế;

- Giải quyết chế độ tử tuất;

- Xác định tài sản chung vợ chồng;

- Xác nhận tình trạng hôn nhân khi muốn đăng ký kết hôn với người khác…

Hướng dẫn thủ tục làm giấy chứng tử

Thẩm quyền đăng ký khai tử

Điều 32 Luật Hộ tịch 2014 quy định:

- UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của công dân Việt Nam. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

- UBND cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam.

Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì UBND cấp huyện nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

- UBND xã ở khu vực biên giới đối với người nước ngoài cư trú tại xã đó.

Tham khảo thêm: Dịch vụ vận chuyển hài cốt ra nước ngoài

Thời hạn và trách nhiệm đăng ký khai tử

Theo Điều 33 Luật Hộ tịch, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.

Công chức tư pháp - hộ tịch thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc khai tử cho người chết; trường hợp không xác định được người có trách nhiệm đi khai tử thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện đăng ký khai tử.

Thủ tục đăng ký khai tử theo quy định hiện hành

Thủ tục đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết, vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết nộp hồ sơ yêu cầu đăng ký khai tử tại UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết.

Hồ sơ đăng ký khai tử gồm:

1- Tờ khai đăng ký khai tử;

2- Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm   quyền cấp. Giấy tờ thay thế giấy báo tử:

- Đối với người chết tại cơ sở y tế: Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử;

- Đối với người chết do thi hành án tử hình:  Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử;

- Đối với người bị Tòa án tuyên bố là đã chết: Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án thay Giấy báo tử;

- Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn: Văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử.

3- Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai tử.

Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

Giấy tờ phải xuất trình

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai tử;

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú cuối cùng của người chết để xác định thẩm quyền (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa hoàn thiện);

- Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì xuất trình giấy tờ chứng minh nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể của người chết.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

*** Lưu ý: Người thân thích khác là những người có quan hệ hôn nhân, nuôi dưỡng, người có cùng dòng máu trực hệ và người có họ trong phạm vi ba đời (khoản 19 Điều 3 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014).

Trong đó, người có họ trong phạm vi ba đời là những người cùng một gốc sinh ra bao gồm cha mẹ là đời thứ nhất; anh, chị, em cùng cha mẹ, cùng cha khác mẹ, cùng mẹ khác cha là đời thứ hai; anh, chị, em con chú, con bác, con cô, con cậu, con dì là đời thứ ba.

Tất cả những người này đều có quyền đăng ký khai tử cho người chết.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.

- Nếu hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.

- Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

Bước 3: Giải quyết khai tử

Công chức tư pháp - hộ tịch ghi nội dung khai tử vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã cấp trích lục cho người đi khai tử.

Công chức tư pháp - hộ tịch khóa thông tin hộ tịch của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Thủ tục đăng ký khai tử cho người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam

Bước 1: Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết, vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết nộp hồ sơ yêu cầu đăng ký khai tử tại UBND cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người chết.

Thành phần hồ sơ giống với trường hợp đăng ký khai tử cho công dân Việt Nam (tại mục 2.1).

Bước 2: Người tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định.

- Nếu hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, tên của người tiếp nhận.

- Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

Bước 3: Công chức tư pháp - hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch, cùng người đi khai tử ký tên vào Sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện cấp trích lục cho người đi khai tử.

Bước 4: UBND cấp huyện thông báo bằng văn bản kèm theo trích lục hộ tịch cho Bộ Ngoại giao để thông báo cho cơ quan có thẩm quyền của nước mà người chết là công dân.

Trường hợp người chết là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì công chức tư pháp - hộ tịch khóa thông tin của người chết trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Thời hạn giải quyết đăng ký khai tử

Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

Lệ phí đăng ký khai tử

Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký khai tử đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật.

Trường hợp đăng ký khai tử quá thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì phải nộp lệ phí đăng ký khai tử. Mức thu do HĐND cấp tỉnh tại địa phương quy định. 

Trên đây là những thông tin liên quan đến khai tử là gì, thủ tục khai tử thực hiện như thế nào? Nếu có khó khăn trong việc thực hiện thủ tục này, vui lòng gọi: 1900.6192

Trình tự thủ tục làm giấy khai tử

 Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu đăng ký khai tử nộp hồ sơ đăng ký khai tử tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai tử; nộp phí cấp bản sao Trích lục khai tử nếu có yêu cầu cấp bản sao Trích lục khai tử.

- Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu đăng ký khai tử truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Người có yêu cầu đăng ký khai tử trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai tử (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến); chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.

- Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.

(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i);

(iii) Trường hợp người có yêu cầu đăng ký khai tử không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai tử.

- Công chức tư pháp - hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước (ii) hoặc (iii);

+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).

+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, trường hợp tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai tử theo hình thức trực tiếp, thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai tử, cập nhật thông tin đăng ký khai tử và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai tử theo hình thức trực tuyến, công chức tư pháp - hộ tịch gửi lại biểu mẫu Trích lục khai tử điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục khai tử điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).

Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc ghi nội dung vào Sổ đăng ký khai tử, cập nhật thông tin đăng ký khai tử và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

- Công chức tư pháp - hộ tịch in Trích lục khai tử, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển Bộ phận một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu.

- Người có yêu cầu đăng ký khai tử kiểm tra thông tin trên Trích lục khai tử, trong Sổ đăng ký khai tử và ký tên vào Sổ đăng ký khai tử, nhận Trích lục khai tử.

Tham khảo thêm: Tổ chức tang lễ cho cựu chiến binh

Đăng ký khai tử cho người chết đã lâu

“Đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết (ví dụ: hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhận, Biên bản xác minh tai nạn, Giấy chứng nhận mai táng, Hợp đồng hỏa táng, văn bản xác nhận của chính quyền, công an địa phương ….), các giấy tờ, tài liệu này cần được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử chỉ cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết; nếu các thông tin này được cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh, khẳng định được tính xác thực, có lập Biên bản xác minh thì có thể vận dụng coi là căn cứ để thực hiện việc đăng ký khai tử.”